Se spune că timpul este bani. Adevărul e că timpul este mai mult de atât. Totuși, abilitatea de time management este strâns legată de nivelul de productivitate și rezultatele obținute la locul de muncă. Indiferent de industrie, orice manager trebuie să știe cum să administreze eficient un proiect și în ce mod poate executa o planificare detaliată. Există multiple instrumente și tehnici prin care orele de lucru pot fi salvate, iar descoperirea acestora va duce la îndeplinirea obiectivelor într-un timp mai scurt.
De ce multe proiecte nu ajung niciodată să fie încheiate?
Orice proiect trebuie să aibă o dată oficială de finalizare, fiindcă altfel acesta va ajunge să dureze prea mult și chiar să nu fie finalizat niciodată. După ce este stabilit deadline-ul, managerul are rolul de a se asigura că el și echipa să va lucra din greu pentru a termina totul cât mai rapid. Legea lui Parkinson spune faptul că volumul de muncă are tendința de a se extinde în raport cu timpul disponibil pentru îndeplinirea unei activități. Cu alte cuvinte, dacă îți oferi 6 luni pentru a duce un obiectiv la capăt, perioada de lucru ar putea dura 6 luni. Asta în condițiile în care același obiectiv s-ar putea îndeplini într-o singură lună, în care productivitatea ar fi îmbunătățită. Din același motiv, managementul timpului este esențial pentru creșterea și dezvoltarea unui business. Fără acest element, majoritatea afacerilor nu vor ajunge niciodată să aibă succes pe măsură potențialului real.
Cum se planifică în mod corect un proiect?
O structură bună ar putea fi WBS, deoarece această implică înțelegerea costului și durata fiecărei componente sau sarcini. Detalierea informațiilor depinde de nivelul de acuratețe necesar și de posibilitatea de urmărire a rezultatelor. În general, proiectele în industrii precum cea de software depind și de capacitatea individului de a îndeplini anumite taskuri, obiectivele fiind doar aproximative.
Utilizarea listelor și crearea unui plan detaliat pe hârtie nu este singurul pas pe care trebuie să-l urmezi pentru o gestionare eficientă. În schimb, este recomandat să te uiți peste ceea ce ai scris și să observi dacă există moduri prin care poți realiza sarcinile mai rapid. De exemplu, pentru anumite activități repetitive de pe computer, există deja programe software care pot automatiza procesul. De asemenea, modul de desfășurare a taskurilor pe care-l stabilești trebuie să fie modificat în funcție de provocările și obstacolele care apar.
Cât de importante sunt aplicațiile în dezvoltarea unui proiect?
Există multe instrumente de time management online, care pot ușura viața managerilor și aduc mai multă structură în orice organizație. Acestea asigură atât comunicarea între membrii echipei, precum și posibilitatea de analizare a orelor lucrate. Spre exemplu, opțiunea ‘’timesheets’’ oferă oricărui manager șansa de a vedea orele de intrare-ieșire. În acest mod, se va știi cât de activ este personalul și se poate calcula salariul într-un mod mai simplu. O altă opțiune întâlnită frecvent este cea de ‘’time reports’’, care arată câte minute sau ore a stat cineva pentru a finaliza o anumită sarcina. Prin intermediul acesteia, se vor identifica punctele slabe și vor avea loc optimizări în ceea ce se întâmplă.
Este bine de știut faptul că aplicațiile nu pot fi un înlocuitor pentru procesul de lucru și nu vor asigura productivitate. În schimb, având abilitatea de time management, orice manager va putea organiza un proiect chiar și în cele mai dificile condiții.
De unde începe o gestionare eficientă a timpului?
Timpul este una dintre cele mai valoroase resurse pe care cineva le are la dispoziție, astfel încât este important să înțelegi de ce unele persoane pot face de 100 de ori mai multe față de altele în aceleași 24 de ore. Atunci când vine vorba de proiecte, estimarea resurselor ar putea fi una eronată, existând mulți factori care vor influența realitatea. Drept urmare, este esențial să știi cum să accelerezi progresul și să setezi prioritățile în mod corespunzător. Având focusul pe activitățile care generează cele mai multe rezultate, vei putea face distincția între ce este important și ce nu contează.
Dacă întâmpini dificultăți în ceea ce privește productivitatea în timpul proiectelor, înscrie-te la un curs de time management susținut de Cătălina Duțu. În felul acesta, vei putea minimiza activitățile care îți consumă timp și vei obține rezultatele dorite într-o perioadă mai scurtă.
