Procesul de înregistrare, organizare, administrare și înțelegere a informațiilor și resurselor financiare, pe scurt contabilitatea firmei, reprezintă o activitate importantă pentru succesul unei firme. Mulți antreprenori pot considera partea de contabilitate ca fiind dificilă deoarece necesită multe cunoștințe și atenție desăvârșită pentru a evita erorile.
Dacă procedeul contabil ți se pare că funcționează greoi în comparație cu celelalte departamente sau doar dorești o îmbunătățire a firmei tale, iată 5 aspecte esențiale pe care să le adopți pentru un proces mai simplu.
1.Folosește un soft de contabilitate
Poți transforma întregul proces utilizând diferite soluții ERP pentru contabilitate. Aceste programe au fost dezvoltate pentru automatizarea proceselor din interiorul unei firme, cu următoarele avantaje:
- Reducerea efortului uman și, implicit, creșterea productivității;
- Eliminarea erorilor umane de calcul;
- Optimizarea procesului de analiză a datelor prin generarea rapoartelor pentru orice tip de modul/activitate: vânzări, cumpărări, stocuri, salarizare etc.
- Generarea automată a tuturor declarațiilor contabile conform legislației în vigoare;
- Control absolut asupra activității contabil din partea departamentului de management;
- Eficientizarea comunicării între toate departamentele companiei.
Programele digitale pentru contabilitate se prezintă cu o interfață prietenoasă pentru utilizatorii din domeniu, dar modul de funcționare poate fi înțeles chiar și de o persoană care nu este specializată în domeniu sau nu are afinitate pentru procesele tehnologice. Atunci când vrei să implementezi un soft pentru contabilitate, informează-te cu privire la beneficiile și funcționalitățile pe care le conține ca să-ți asiguri o implementare cât mai ușoară.
2.Organizează training-uri frecvente
Cadrul legislativ se poate schimba de la o zi la alta, precum trendurile tehnologice în continuă mișcare. De aceea, este important ca atât pentru angajații interni din departamentul de contabilitate, cât și celelalte echipe ale companiei, să organizezi training-uri frecvente cu privire la modificările aduse. În acest fel, elimini orice posibilitate de eroare realizată din necunoștință de cauză, iar procesul contabil decurge mult mai eficient.
În plus, dacă organizezi training-uri pentru dezvoltarea angajaților, fie că este vorba de activitatea contabilă, angajații se vor simți prețuiți, iar acest aspect va crește inevitabil productivitatea.
3.Digitalizează procesul de emitere a facturilor
Emiterea facturilor, verificarea și reverificarea acestora sunt activități care suprasolicită timpul de lucru al unui contabil. În acest caz, gândește-te să implementezi un program special pentru emiterea facturilor în mod automat după îndeplinirea fiecărei activități contabile.
Dintre avantajele utilizării unui program de facturare online, poți regăsi:
- Acces facil și rapid de oriunde deoarece nu necesită instalarea pe un anumit device;
- Eliminarea erorii umane prin automatizarea calculelor;
- Reducerea costurilor, în special legate de papetărie;
- Posibilitatea traducerii facturilor și în alte limbi, mai ales dacă firma ta are parteneriate internaționale;
- Păstrarea arhivelor online;
- Securitate maximă pentru toate datele care pot fi accesate doar prin intermediul parolelor.
Alege un sistem de facturare în funcție de numărul mediu de facturi lunare pe care firma ta le întocmește, dar și în funcție de obiectivele de dezvoltare ale companiei.
Orice departament al unei companii suferă modificări constante datorate cerințelor consumatorilor în continuă schimbare. Domeniul contabil trebuie să facă față unor cereri enorme și să respecte, în același timp, legile în vigoare. Optimizează procesul contabil alegând digitalizarea activităților care permit acest aspect.
